Comment adapter les modes de collaboration de son organisation au télétravail et au full remote ? Comment conserver des liens forts et une bonne ambiance entre les collaborateurs et avec la direction, quand on n’a plus la machine à café pour faire soupape? Comment favoriser les échanges informels, ces fameux moments qui font le liant entre les personnes ? C’est ce que nous allons voir dans cet épisode du podcast HoliWork !

Ma première invitée est une personne spéciale : je connais Gaelle Tortrat depuis une vingtaine d’années. Nous avons travaillé ensemble chez Ogilvy&Mather. Cet épisode est l’occasion pour nous de nous revoir, après s’être perdues de vue pendant une dizaine d’années. Je la remercie infiniment d’avoir accepté mon invitation et d’avoir été ma toute première invitée !

Dans cet épisode, nous parlons d’un sujet qui est au cœur des préoccupations des chefs d’entreprise et des RH : le tététravail et la collaboration à distance. A la tête de l’agence Kirk, Gaëlle nous raconte son expérience d’entrepreneuse et chef d’entreprise full remote.

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par ici 👉 🎧 https://podcast.ausha.co/holiwork/01-gaelle-tortrat

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C.A. : Bienvenue Gaëlle ! peux te présenter nous raconter un peu ton parcours ?

G.T. : Je suis là co-fondatrice de l’agence Kirk que j’ai cofondé il y a une dizaine d’années. Nous étions 3 associés à l’époque.  Avant cela, j’ai commencé ma carrière chez Ogilvy. J’étais traffic manager puis, au bout de 5 ans j’ai voulu évoluer. C’est ainsi que j’ai repris mes études. J’ai suivi un parcours en formation continue à l’ESSEC en marketing et développement commercial, pour prendre un poste de chef de publicité.

Quelques temps plus tard je suis entrée dans une toute petite agence qui s’appelle ADFAB spécialisée dans de la production digitale. Au bout d’un an, on m’a proposé d’être associé. Au bout de 5 ans chez ADFAB, j’ai eu envie d’un nouveau challenge. La boîte avait énormément grossi et je sentais bien qu’il y avait des dysfonctionnements dans la façon dont on appréhendait les projets et dont on accompagnait nos clients. Des dysfonctionnements que j’avais très clairement identifiés et qui s’appelaient l’expérience utilisateur ou UX. A l’époque en France personne ne savait ce que c’était vraiment. Donc on s’est lancé à 3 pour créer l’agence Kirk.

Finalement je suis une personne qui aime bien évoluer dans des directions où il y a plein de choses à créer à défricher. Et le Remote c’était l’étape d’après !

Le fait de mettre l’expérience utilisateur au centre de la réflexion, d’aller comprendre quels étaient ses besoins et où étaient les points de friction, les points d’enchantement, c’était nouveau. Aujourd’hui, ce sont des choses habituelles. Mais il y a 10 ans c’était vraiment une façon différente d’appréhender les projets.

Pour moi l’innovation dans nos métiers aujourd’hui, elle se situe au niveau de l’humain et notre capacité à pouvoir adapter ces méthodes à l’écosystème de l’entreprise, et donc entre autres les salariés. Car sans eux, cette expérience n’existe pas.

D’ailleurs on dit que finalement les premiers clients des entreprises ce ne sont pas les clients acheteurs les salariés.

Ça c’est quelque chose dont je suis mais alors absolument convaincue depuis très longtemps. D’ailleurs mon mentor, c’était Daniel Sicouri, qui était le PDG de Ogilvy & Mather à l’époque. Pour moi, il avait tout compris au management. Il disait Bonjour à tous les salariés quand il les croisait dans les escaliers. Il avait toujours le petit mot sympathique. J’ai gardé en tête cette philosophie de management : la confiance. Et je pense que c’est Le maître mot. Mais pour ça il faut avoir des gens en qui on peut avoir confiance. Et la confiance ne peut fonctionner que si elle est réciproque.

Et donc par rapport à cette histoire de Remote ?

Tout est parti du confinement. Je n’avais jamais envisagé de travailler de chez moi j’étais même persuadée personnellement que j’en serais incapable. Et puis arrive le confinement une espèce d’obligation qui nous a tous complètement pris de court. En tant que chef d’entreprise on se retrouve dans une situation que personne n’a jamais vécue, donc on se retrouve à devoir essayer de trouver des solutions de façon empirique.

Vous avez appris en marchant ?

On a appris en marchant et on s’est bien cassé la figure! Au départ on s’est dit que certaines choses peuvent se faire à distance et d’autres où l’on a besoin d’être l’un à côté de l’autre. Mais en fait non, parce qu’on a trouvé tout un tas d’outils pendant le confinement qui nous ont permis de recréer ces situations où on était les uns avec les autres.

On a mis en place des réunions qui devaient avoir lieu tous les jours à 9h30. Mais elles ont fini par lasser tout le monde parce que l’objectif n’était pas sain, dans le sens où il y avait quand même une dimension de flicage, de vérifier que ce n’est pas parce qu’on est confiné que les gens vont se lever à midi.

Et puis j’avais véritablement très peur pour la santé mentale des salariés. Donc on faisait ces rendez-vous tous les matins à 9h30. Mais cela a complètement cassé l’ambiance qu’on avait mis des années à créer. Et à ce moment-là, on se retrouve complètement démuni. On sait que les gens sont tout seuls, on ne se voit plus, certains habitent dans des petites surfaces à la ville. Ça a vraiment été un gros gros trauma. On a eu 2 Burnout sur 10 salariés. Nous, en voulant s’assurer qu’ils étaient bien là, qu’ils bossaient bien, on a fait un tas d’erreurs parce qu’on n’avait pas bien identifié les besoins de nos premiers clients : nos salariés.

Donc au 2e déconfinement on s’est dit, la solution c’est de faire revenir tout le monde ! On a fait revenir tout le monde du jour au lendemain. Moi je me suis dit que ça allait faire du bien à tout le monde de revenir. Mais ce que j’ai pas vu, en revanche, c’est que le retour, ça se prépare.

Tu pensais que la solution c’est de se retrouver physiquement ?

Oui, mais ce n’était pas du tout la solution. On avait dit aux gens d’aller où ils voulaient pendant le confinement. Les salariés n’étaient pas forcément heureux au bureau. On sentait qu’il y avait une ambiance qui était vraiment pas du tout celle à laquelle on avait toujours voulu faire adhérer tout le monde.

Et donc à l’époque, j’avais une amie Capucine, à qui je racontais mes déboires et toutes mes problématiques et qui m’a dit mais tu sais que moi j’ai un coach qui m’a suivi justement sur l’aspect RH. Tu devrais le contacter ! Et là c’est révélation ! Comme quoi c’est un métier.

Comme quoi, parfois, ça peut vraiment sauver de se faire accompagner par un coach.

Il m’a fait faire un exercice qui consistait à situer sur une matrice comment j’évalue les salariés, d’un côté les compétences et de l’autre l’état d’esprit. Et il s’est avéré que toutes les personnes qu’on avait chez nous étaient des gens qui avaient un très bon état d’esprit et étaient très compétents. À ce moment-là mon coach m’a dit que le problème quand on a des gens qui sont comme ça, c’est qu’on ne peut pas avoir un management directif. On ne peut pas leur demander d’être là à 9h30. On ne peut pas les fliquer parce que ce sont des gens en qui on peut avoir toute confiance. Donc leur montrer qu’on n’a pas confiance en eux, c’est la pire chose à faire. La preuve : certaines personnes qui sont parties, dont un des associés.

Et nous, on a continué. On a commencé à avoir un management beaucoup plus collaboratif. Et on s’est concentré sur les projets purs, sur les objectifs. Et après, on a laissé les gens atteindre cet objectif en étant présent simplement quand ils en ont besoin et pour les accompagner.

Mais ce sur quoi le coach m’a vraiment sensibilisée (ça a l’air tellement évident), c’est de toujours mettre le côté positif en avant. Et de cesser d’appuyer sur ce qui fonctionne moins bien. J’avais ce réflexe de dire tiens cette personne-là, elle n’est pas forcément très bonne en présentation. Je vais la former pour qu’elle soit meilleure en présentation. Là-dessus mon coach me dit mais pourquoi faire si elle est meilleure dans autre chose ?

Se concentrer sur le positif, sur l’intention, sur le cap et non pas sur les peurs ?

Ça me fait penser à cette vidéo de Simon Sinek où il raconte la fois où il était allé prendre un café aux Four Seasons, il discute avec un barman et lui demande qu’est-ce que tu penses de ton job ? Le Mec répond, I Love My Job. Et là, forcément, Simon Sinek est interpelé, car « I Love my job »c’est vraiment différent de « I like my job ». Quand on est dans le Love, on est dans l’émotionnel. Alors quand on est dans le Like, on est dans le raisonnable, « je fais mon job, je récupère mon salaire et ça me va ». Et je trouve que cette vidéo qui fait 3 minutes explique tellement bien ce système qui consiste à faire du bien et qui te ramène du mieux. Plutôt que de pointer toujours ce qui ce qui ne fonctionne pas, alors que peut être que tu n’es pas dans la bonne direction. Identifier les trucs que tu sais faire très bien et les mettre en avant.

Donc te concentrer sur tes forces et tes talents.

Pour en revenir à l’histoire, on se retrouve finalement avec une équipe un peu réduite et on se dit, OK maintenant, comment on recrée Kirk ? à quoi ça doit ressembler ? Donc on a fait un sondage. Et tout le monde a répondu que leurs souhaits, c’était qu’on passe en full remote. Sachant qu’on avait des équipes en qui on avait confiance et qui étaient autonomes, on a pris la décision de passer donc en full remote et depuis le mois de janvier 2022, on est tous chez nous, on travaille tous de chez nous. Alors j’ai directeur du design qui est parti vivre du côté de Rennes, qui habitait dans un 40 m², et qui a acheté une maison de 100 m² avec un énorme terrain. J’ai mon responsable de toute la partie commerciale qui lui est partie vivre à Annecy, et qui fait donc du paddle, après le boulot, mon associé, il est parti vivre à Marseille. Pour ma part, je suis parti du côté de Dax. Et en fait, c’est une nouvelle vie quoi

Moi, ce que j’entends c’est aussi ce besoin de faire moins de concessions sur son confort de vie, parce qu’on a vécu des choses assez compliquées et on se rend compte que la vie est courte et compliquée et qu’il y a peut-être des moyens de se la simplifier? Comment tu as fait pour ne pas compliquer la manière dont tu collabores avec ton équipe ? Cela peut paraître compliqué et pourtant vous avez trouvé des supers façons de de travailler ensemble. Tu as appliqué à tes collaborateurs la méthodologie Kirk que tu proposes à tes clients ?

Exactement, tout simplement. Première étape étude pour essayer de comprendre en fait dans leur quotidien et dans une semaine, qu’est-ce que on peut apporter comme solution pour que justement, ce lien ne soit pas complètement coupé, sans non plus que ce soit exagéré et tomber dans ces fameuses réunions tous les matins à 9h30.

Donc on a trouvé un compromis. Une fois par semaine on a une réunion d’une demi-heure en visio tous ensemble, où on parle de tout sauf du boulot. Et l’idée, c’est de faire des espèces de d’ateliers, mais tournés sur des expériences personnelles pour apprendre à se découvrir.

Il y a un cadre, un fil rouge, avec un facilitateur. On essaie de faire quelque chose d’hyper interactif, de faire en sorte que tout le monde prenne la parole à peu près de façon égale

Ce que je trouve cool dans cette expérience, c’est que du coup, le lien, qui est un enjeu majeur, vous avez réussi à trouver un moyen de le maintenir et de même le faire grandir autrement. en ayant des moments d’échanges privilégiés. Pour que les gens parlent d’eux et continuent se à dévoiler sans se voir tous les jours.

C’était ce qu’on voulait reproduire, moi, dans mon esprit et quand tu disais, on fait de la recherche. Effectivement, l’idée, moi de me dire, Okay, qu’est-ce qui finalement, quand tu travailles en présenciel, fait que tu maintiens bien le maintien du lien ? C’est la machine à café, ce sont les petits moments où tout d’un coup tu vas complètement déconnecter, tu vas parler complètement d’autre chose et tu vas parler de ta vie et tu vas justement un peu va te livrer et raconter des choses qui sont personnelles.

Donc voilà, toutes les semaines, on se livre et on se raconte des trucs plus fous les uns que les autres et surtout voilà derrière, quand on se voit c’est le petit truc qui fait que quand tu vas être en réunion, tu vas ressortir la petite anecdote du jeudi, et c’est ce qui fait que tu sors de ce côté juste travail en fait et que tu peux maintenir ce lien humain.

Et ensuite on a mis en place ce qu’on appelle nous le monthly une fois par mois, on se retrouve tous ensemble. Le on parle du business, on dit où on en est en termes de chiffre d’affaires, tout ce qui a été un peu marquant dans le mois de façon totalement transparente. Tout le monde sait où est la boîte, on a des objectifs communs. Ensuite, on a notre growth, donc Eric Martin qui nous fait une présentation de toute la partie sales et aussi tout sur le site internet. Et Tristan, on mon associé, lui, va présenter où on en est dans la roadmap. Et puis quand on a des choses un peu précises en termes de prod qu’on veut mettre en place, c’est le moment où on échange. Il nous arrive aussi de faire des présentations de best practice.

Et l’après-midi, on fait une activité. La dernière, c’était du paintball.

Finalement, vous êtes tous au même niveau mais avec des niveaux de responsabilité qui sont différents. C’est ce que j’explique dans mes formations, sur le travail hybride full remote : la posture a complètement changé. On n’est plus dans un au top down on est dans un niveau en fait complètement équilibré où chacun prend ses responsabilités, chacun est autonome. Et ça voilà, il faut savoir le mettre en place l’animer et le nourrir.

Tu as  tellement de moments où tu peux reprendre tes mauvaises habitudes. Y a tellement d’instants ou l’instinct peut revenir. Typiquement dans les autres choses qu’on a mises en place, on a un one-to-one tous les mois. J’ai un entretien avec chacun pendant 45 Min et on approfondit un petit peu les choses que eux remontent grâce à un outil qui s’appelle Pop work. Et pendant quelques temps c’était encore un système où eux me racontaient comment eux se sentaient.

Jusqu’à ce que mon coach me recadre, pour que l’on parle de qu’est-ce qui va et qu’est-ce qui va moins bien de son point de vue et aussi de mon point de vue, pour que ce soit un échange équilibré. Tu ne peux pas demander à quelqu’un de se dévoiler si toi-même tu ne le fais pas.

Comment c’est reçu par l’équipe ?

Ah bah eux, ils étaient ravis.

Et puis il y a plein de petites choses qu’on met en place à côté comme une LinkedIn School où en fait toutes les semaines on se retrouve aussi le mardi et tout le monde rédige un poste pour LinkedIn.

Ah super ! donc tout le monde participe à la promotion de l’agence.

Et ils adorent ça en plus !

Au moins comme ça tout ne repose pas sur la responsabilité d’une seule personne. Exactement et tout est plus léger.

Ben tout est plus léger et pour les pour les salariés, c’est valorisant !

Si je résume. D’abord, il y avait un premier temps où t’as appris à désapprendre ce qui vous a permis de trouver une 3e voie entre le total autonomie, abandon et le total contrôle, votre recette à vous. Parce que je enfin, j’en. C’est important aussi de dire que du coup chaque entreprise va trouver sa propre manière de faire. Le 2e après apprendre à désapprendre, c’est écouter, interroger, ouvrir ses chakras. Et donc vous avez trouver une 3e voie qui a été celle de la confiance, maintenir le lien grâce à vos weekly, à vos monthly et à vos one-to-one mensuels. Ce qui fait que vous voyez, moins, mais vous voyez mieux.

Qu’est-ce que t’aurais d’autre à ajouter comme petit conseil ?

Mon conseil c’est aussi de vérifier que quelque part, on ne se met pas dans une espèce de routine qui fait que « Ah tiens, c’est le weekly, je suis de bonne humeur mais en vrai dans ma vie ça va pas ». Et ça, tu peux l’obtenir qu’en donnant de la confiance et de la confiance réciproque et en sachant dire par moment toi-même à tes salariés, bah là moi, je ne suis pas bien, ça ne va pas. Parce que comme ça au moins, tu t’assures que l’autre n’a pas de réticence à te dire que lui aussi lui aussi ça ne va pas.

Ce qui est important, c’est ce que tu as dit tout à l’heure, c’est qu’il n’y a pas une recette miracle. Il faut trouver les moyens de mettre en place sa propre recette, celle qui va prendre avec ses salariés avec la façon dont je fonctionne. Et c’est ça qui est hyper important. Le cadre nous permet de pouvoir avoir ces espèces de limites extrêmement claires, à l’intérieur desquelles, finalement, tu peux t’éclater totalement

Donc le message, c’est quand même de dire à nos auditeurs que ce n’est pas juste on est cool, il y a des limites et un cadre bien particulier qui a été défini par toi mais aussi avec eux et c’est comme ça que tout le monde se sent bien à l’aise.  

Justement, la charte du télétravail, on l’a écrite tous ensemble, ce n’est pas nous qui sommes venus avec une charte et qu’on a demandé de signer, on a pris chacun des points, on les a tous écrits ensemble en atelier. Et cette charte qu’on a signée, c’est celle qu’on a rédigée ensemble, et c’est quelque chose qui change tout. Mais encore une fois, c’est spécifique à Kirk. Peut-être que ce qui a fonctionné pour nous ne fonctionnerait pas pour d’autres. Ce qu’il faut, c’est ne pas imposer, c’est de comprendre qui on a en face, de quoi il a besoin et comment faire pour qu’il soit bien et que du coup il soit performant et pas juste lui imposer d’être performant.

Mon plus grand bonheur, je crois que c’est quand je vois les sourires à la fin de la journée, c’est vraiment un truc, moi qui fait que je me dis oui, je comprends pourquoi je bosse et pourquoi je me lève tous les matins.

Alors justement …

Les HoliQuestions

Qu’est-ce qui t’anime dans ton job au quotidien ?

Ce qui m’anime, moi, c’est découvrir des secteurs, j’ai besoin de challenge, que ça bouge tout le temps. Ce que j’aime particulièrement dans mon métier, c’est le fait de pouvoir faire des espèces de grand écart dans l’accompagnement client, être avec des gens qui vont être très techniques, dans l’ingénierie, s’imprégner des problématiques ultra techniques jusqu’à des choses grand public qu’on connaît tous, qu’on utilise même au quotidien.

C’est aussi mon équipe. Je les kiffe!

Quelle est ta routine du matin pour passer une bonne journée ?

Un gros calin à ma fille; Un bon café; Aller voir les chevaux et la biquette ! et puis et puis c’est parti !

Une musique qui te met en énergie?

Daft Punk, Super Hero

Quelle est ta devise ?

Ne jamais laissé tomber. C’est trouver toujours cette 3e voie dont tu parlais tout à l’heure. C’est de se dire que parfois, si t’as un problème, c’est juste que t’as pas trouvé la bonne solution en face et que certainement t’es pas en train de chercher au bon endroit. Et donc jamais abandonner et toujours continuer à chercher en fait, parce que forcément, il y a toujours une solution qui existe.

Un livre qui t’a aidé dans ta carrière qu’on pourrait conseiller à nos auditeurs qui t’a inspiré ?

Rework, de Jason Fried et Jason Heinemeier-Hansson
L’homme qui voulait être heureux, de Laurent Gounelle

Dernière question, je te propose de tirer une petite carte.

« Je me libère de la notion de temps et je laisse l’univers me montrer comment agir »

Génial ! C’est d’autant plus génial que c’est mon sujet du moment, le temps. Je mène un combat avec les gens autour de moi sur cette notion de temps. En fait je pars du principe que l’on a tous le même nombre d’heures dans une journée, donc on a tous le même temps. Et donc les gens qui me disent je n’ai pas le temps, je leur dis non, je n’ai pas le temps pour faire ça puisque en fait, tu as le temps. C’est une question de priorité et d’importance. Voilà donc en fait si tu ne fais pas la chose que je t’ai demandé, c’est simplement que ce n’est pas que tu n’as pas le temps, c’est que ça n’est pas dans ta priorité, tu ne veux pas l’utiliser pour ça.

On ne se met pas la pression et surtout on réfléchit à ses priorités, c’est vraiment ça, c’est de se dire mais attends, est-ce que ce truc là faut vraiment que je le fasse maintenant ?

Je peux en prendre une autre ?

« Il est bon de se sentir bien »

Ah ben Oui ! mais pour se sentir bien, il faut être bien dans sa vie, bien dans son job, le faire comme on a envie.

Et c’est un peu ça que tu  proposes chez Kirk finalement, c’est ce sentir bien dans son job.  

Exactement, c’est faire en sorte que mes salariés me disent « ouais Gaël, je me lève, j’ai la patate ». Surtout qu’en plus ils me disent souvent donc c’est plutôt satisfaisant en fait !

Donc finalement le mot de la fin de cette émission ça serait quoi ?

Ça serait « faites ce qui est bon pour vous et pour les autres. Et si vous faites ce qui est bon pour les autres, vous serez beaucoup mieux vous-même ».

Merci Gaëlle d’avoir été ma première invitée ! 💜

Dans cet épisode, on a évoqué :